Executive Assistant (m/w/d) Operations
am Standort Ihrer Wahl

  • Alsfeld, Dietzenbach, Zella-Mehlis
  • Ab sofort
  • Full-time
  • Permanent

Your Tasks

  • Leitung des Büros der Geschäftsführung Operations für Deutschland und Österreich
  • Administrative Unterstützung der Geschäftsführer (m/w/d)
  • Planung, Überwachung und Koordination von Terminen, sowie Erstellung interner und externer Meeting-Agenda
  • Vollumfängliches Reisemanagement im In- und Ausland - einschließlich Flugbuchungen, Hotelreservierungen und Transport, sowie nachgelagerter Kostenabrechnung
  • Event-Planung in Zusammenarbeit mit den Vorstandsbüros
  • Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen in Vorbereitung von Verhandlungen, Konferenzen oder Marketingaktivitäten
  • Einrichtung der Ablage für besondere Arbeitsgebiete (z.B. Projekte); Klassifizierung und Ablage von Dokumenten
  • Bearbeitung und Priorisierung der Aufgaben, Kommunikation, sowie Vorabinformation der betroffenen, zuliefernden Abteilungen
  • Überprüfung der Dokumente auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, sowie Versandvorbereitung der Ausgangskommunikation und ggf. Einholung von Unterschriften
  • Mitwirkung in Projekten; eigenverantwortliche Bearbeitung und Verfolgung definierter projektbezogener Aufgabenfelder, sowie Erstellung von entsprechenden Präsentationen

Your Profile

Fachliche Kompetenzen:

  • Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, wie beispielsweise zur Kauffrau (m/w/d) für Büromanagement, Bürokauffrau (m/w/d) oder Industriekauffrau (m/w/d)
  • Berufserfahrung als Assistenz, beziehungsweise in der Betreuung mehrerer Geschäftsführer (m/w/d) 
  • Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Anwendungen
  • Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Französischkenntnisse von Vorteil (nicht zwingend erforderlich)

Persönliche Kompetenzen:

  • Durchsetzungsvermögen, Flexibilität, Hands-On-Mentalität und Teamorientierung
  • Sehr gute Umgangsformen, sowie ein ausgeprägtes Qualitäts- und Kostenbewusstsein
  • Selbstständige, zuverlässige und gut organisierte Arbeitsweise
  • Interesse an fachübergreifenden Themen
  • Freundliches und selbstbewusstes Auftreten, sowie Interesse im Team zu arbeiten
  • Fähigkeit zur Wahrung von Vertraulichkeit und besonderer Diskretion

We Offer

  • Betriebliche Altersvorsorge:

    Standortbezogene Sozial- und Sonderleistungen wie z.B. eine bezuschusste betriebliche Altersvorsorge

  • Corporate Benefits:

    Mitarbeiterempfehlungsprogramm und Mitarbeiterrabatte für verschiedene Aktionen

  • Company-Bike:

    Zuschuss zum Traum-Fahrrad im Rahmen unseres Company-Bike Programms

  • Für uns selbstverständlich:

    Ein unbefristeter Arbeitsvertrag und pünktliche Gehaltsauszahlung!

  • Systemrelevant und krisensicher:

    Durch unsere systemrelevante Dienstleistung sind wir auch in Krisenzeiten ein sicherer Arbeitgeber

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Then apply online! Your contact person:

Jasmin Russello
Recruiting Specialist
Tel: +49 40 356 252 254